Manual da Finan.easy

Este manual explica a ferramenta inteira, tela por tela, para quem nunca usou um sistema financeiro. Nenhum conhecimento de contabilidade é necessário: quando aparecer um termo técnico, ele é explicado ali mesmo.

Você pode ler do começo ao fim ou usar o índice para ir direto ao que precisa. As seções marcadas como novo chegaram nas últimas versões.

Comece aqui: 5 minutos de leitura

Nível 1: faça apenas estas 5 coisas no primeiro acesso

O resto pode esperar. Com estas cinco, a ferramenta já funciona.

Leva de 30 a 60 minutos, dependendo do tamanho do extrato. Impostos, folha e o resto você configura depois, quando precisar, pelo roteiro Comece por aqui.

Separe antes de começar

Ter isso em mãos evita interromper no meio.

O que é obrigatório e o que não é

Ao longo do manual, os campos aparecem marcados assim:

O que você faz uma vez e o que repete

As telas da terceira coluna você não precisa preencher. Elas se montam sozinhas com o que você fez nas outras duas. Se quiser, dá para ajustar um número à mão (explicado em cada tela).

O que é a Finan.easy

É uma ferramenta que organiza o dinheiro da sua empresa. Ela responde três perguntas que a maioria dos donos de PME só descobre tarde demais:

• Quanto entrou e quanto saiu de verdade. Não o que você imagina, mas o que o banco registra.
• Quanto sobra depois de tudo: depois de imposto, folha, aluguel, fornecedor.
• O que vem pela frente: o que ainda vai receber e o que ainda vai pagar.

Como ela funciona, em uma frase

Você sobe o extrato do banco, diz uma vez o que é cada movimento, e a ferramenta monta sozinha o painel, o fluxo de caixa, o resultado do mês, a projeção, o relatório e o fechamento para a contabilidade.

O que ela não é

Ela também não emite nota fiscal e não controla estoque. Registra o dinheiro que entra e sai, e o que isso significa para o seu resultado.

Entrar pela primeira vez

Depois de contratar, você recebe um e-mail com o link para definir sua senha.

Esqueci minha senha

Na tela de entrada, clique em Esqueci a senha e informe seu e-mail. Chega um link: clique nele e defina uma senha nova. Aqui não é pedida a senha antiga, justamente porque você não a tem.

Sua senha é só sua

Não compartilhe, nem com o contador. Para dar acesso a outra pessoa (sócio, financeiro, contador), use Configurações → Acessos: cada um entra com o próprio login. Veja Equipe e contador.

Como a tela é organizada

A ferramenta tem três partes, sempre nos mesmos lugares.

O menu da esquerda

É por onde você navega. No alto fica o nome da sua empresa: clicando nele, abre a janela para editar esses dados. As telas estão agrupadas pelo uso:

A seta ← recolhe o menu, deixando só os ícones. Útil em tela pequena.

A barra de cima

• Buscar (ou Ctrl + K de qualquer tela): acha um lançamento, título, cliente, fornecedor, nota ou valor em toda a ferramenta. Enter abre o primeiro resultado e Esc fecha.
• Claro / Escuro: a ferramenta abre no modo escuro. O botão troca para o claro e a escolha fica guardada.
• Seletor de mês nas telas que dependem dele: quase tudo que você vê (painel, fluxo, DRE, contas) se refere ao mês escolhido. Trocar o mês troca os números da tela.

A área central

O padrão se repete em quase todas as telas: um cabeçalho com o nome e a explicação da tela, os números principais logo abaixo e, em seguida, os blocos de trabalho. Nas tabelas, a faixa Filtros fica à esquerda e o botão Baixar arquivo à direita.

Baixar arquivo

Um único botão reúne os formatos. Clique e escolha:

• Excel (.xlsx): a planilha formatada. Em DRE e Projeção, sai com fórmulas vivas.
• Página (.html): abre em qualquer navegador, bom para mandar por e-mail.
• PDF: para imprimir ou arquivar.

No celular

O menu lateral some e aparece uma barra de navegação embaixo, com os atalhos principais. Ela rola para o lado para mostrar o resto. Os indicadores ficam dois por linha, e a lista do Baixar arquivo abre presa ao pé da tela.

Empresa de exemplo

Antes de digitar qualquer coisa sua, você pode ver a ferramenta cheia de dados. Na tela Comece por aqui, enquanto você ainda não tem extrato nem contas lançadas, aparece o quadro Quer ver a ferramenta funcionando antes? com dois botões:

• Exemplo: serviços
• Exemplo: comércio

Cada um carrega uma empresa com conta bancária, clientes, fornecedores e o extrato do mês passado. Navegue pelo Painel, classifique, feche um mês: é para isso que ela existe.

O roteiro de primeiros passos

Ao entrar pela primeira vez você cai numa tela chamada Comece por aqui. Ela lista as etapas em ordem e vai marcando sozinha conforme você avança: você não precisa dizer que fez, a ferramenta percebe.

A etapa seguinte fica destacada com o botão Começar →. Clicando, você vai direto para a tela certa.

Os treze passos

A ordem não é aleatória. Os primeiros montam a estrutura: quem é a empresa, quais são as contas, qual o regime. Depois você traz o que já tem. Por último importa o extrato e classifica.

Dois botões no canto

• Ver depois: fecha agora, mas volta no próximo acesso.
• Não mostrar mais: some de vez, em qualquer aparelho.

Quando você concluir as etapas obrigatórias, o roteiro avisa e desaparece do menu sozinho.

1. Sua empresa

É o cadastro mais simples, e o primeiro. Abre clicando no nome da empresa, no alto do menu à esquerda.

2. Plano de contas

Esta é a tela que mais assusta pelo nome e menos assusta na prática.

O que é, em português

É a lista de categorias onde cada movimento de dinheiro pode se encaixar. Quando entra dinheiro de um serviço, isso é "Receita de Serviços". Quando sai o aluguel, é "Aluguel e Condomínio".

Sem essa lista, o extrato do banco é só uma sequência de valores sem significado. Com ela, vira informação.

Dois modelos prontos

Na primeira vez, a tela pergunta como é o seu negócio.

CSP e CMV: a diferença

O que cada coluna significa

DFC: as três siglas

Se você já tem um plano de contas

Clique em Baixar modelo: vem uma planilha em Excel com as colunas certas. Cole o que você já tem, salve e importe na mesma tela, arrastando o arquivo.

Trocar de modelo depois

Se você escolheu Serviços e percebe que Comércio faz mais sentido, dá para trocar pela faixa Trocar de modelo, no topo da tela.

3. Contas bancárias

Aqui você cadastra cada conta por onde o dinheiro passa: conta corrente, poupança, conta de investimento. Botão Adicionar conta.

Conferir com o banco

Uma vez por mês, informe no cartão da conta o saldo que o banco mostra em uma data. É o campo Conferir com o banco: data e valor.

• Se bate, aparece Confere com o banco com a data.
• Se não bate, a ferramenta mostra a diferença e as três causas possíveis: algum lançamento até aquela data ficou sem importar, entrou duas vezes, ou o saldo inicial não é o do dia anterior ao primeiro lançamento.

4. Impostos

Esta tela calcula quanto de imposto a empresa deve pagar por mês. O número alimenta a projeção de caixa e a DRE automaticamente.

Escolher o regime

São três, e você escolhe o que a sua empresa usa. Se não souber, pergunte ao contador: é a primeira informação que ele tem.

Simples Nacional

O mais comum em PME. O imposto é uma guia única, o DAS, e a alíquota cresce conforme o faturamento dos últimos 12 meses.

Você escolhe o anexo, que depende da atividade:

Lucro Presumido

Aqui não há guia única. São vários impostos separados, cada um com sua regra: IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e ISS. A ferramenta calcula todos, usando a base de presunção da sua atividade.

Lucro Real

O imposto incide sobre o lucro que a empresa efetivamente teve. Usado por empresas maiores.

Receita bruta dos 12 meses

No Simples, a alíquota depende do faturamento dos últimos 12 meses, o RBT12. Há três formas de informar:

• Detalhado (recomendado): você preenche a receita de cada um dos 12 meses anteriores.
• Manual: você informa só o total. Mais rápido, útil se ainda não tem o histórico.
• Automático: para CNPJ novo. Soma só os meses que já estão cadastrados.

A tabela de apuração

Mês a mês: faturamento, alíquota nominal, alíquota efetiva e imposto devido.

5. Empresas do grupo

Se você tem mais de um CNPJ, cada um tem números próprios, e misturar tudo dá um resultado que não significa nada.

Aqui você cadastra cada empresa separadamente. Cada uma tem seu próprio:

• Plano de contas
• Contas bancárias e extratos
• Regime tributário e apuração de imposto
• Folha, DRE e projeção

Trocando de empresa

Depois de cadastrar, aparece um seletor no alto do menu. Você escolhe ali qual empresa está vendo, e a ferramenta inteira passa a mostrar os dados dela.

A visão consolidada

No mesmo seletor existe a opção Consolidado. Ela soma os resultados de todas as empresas, mas sem misturar as regras: cada uma é apurada com o regime tributário dela, e só depois os números se somam.

6. Equipe e contador

Ninguém precisa usar a sua senha. Em Configurações → Acessos você convida cada pessoa pelo e-mail dela. A pessoa recebe um link para criar a própria senha e entra com o próprio login.

Dois tipos de acesso

Importar extrato

É aqui que a ferramenta ganha sentido. Tudo o que você configurou existe para dar significado ao que vem do banco.

Prefira o OFX

O OFX é um formato que quase todo banco oferece na tela de extrato, às vezes com o nome Money ou OFX/Money. Ele traz cada campo com nome e um código único por lançamento. Na prática:

• As colunas são reconhecidas sozinhas: não há nada para conferir.
• Reimportar o mesmo período não duplica nada.
• O saldo do banco vem junto e a conferência da conta é feita sozinha.

Excel e CSV também funcionam: aí a ferramenta mostra uma prévia e você confere se cada coluna (Data, Lançamento, Crédito, Débito, Saldo) caiu no lugar certo. PDF não serve.

Saldo anterior

Muitos extratos trazem uma linha de "saldo anterior". A ferramenta identifica e não conta como movimento.

Mês fechado

Lançamentos de um mês que você já fechou ficam de fora da importação, e a ferramenta avisa quantos foram. Se precisar incluí-los, reabra o mês no Guia de fechamento.

Fatura do cartão de crédito

O cartão é meio de pagamento, não categoria. No extrato, a fatura aparece como um pagamento só ("PAGAMENTO FATURA R$ 8.400"), mas o que importa para a DRE é o que tem dentro: combustível, software, viagem.

Em Importar Extrato, no quadro Paga despesas no cartão de crédito?, clique em Importar fatura do cartão e suba o arquivo da fatura em PDF, CSV, Excel ou OFX.

Classificar

A tela que pede mais atenção, e a única que pede seu tempo todo mês.

O que é classificar

O banco diz "TED RECEBIDA 18.500,00". Isso não significa nada sozinho. Classificar é dizer: isso foi receita de serviço do Cliente A.

As colunas

A ordem que economiza tempo

Como o Auto-classificar decide

Ele é conservador de propósito. Só classifica sozinho o que reconhece com segurança:

• o que você já ensinou: se no mês passado você classificou "PIX ENVIADO IMOBILIARIA SILVA" como aluguel, este mês ele faz o mesmo;
• o que bate com um título de Contas a Pagar ou a Receber que já tem conta definida;
• descrições inconfundíveis, como DAS e FGTS.

Entradas de dinheiro só são classificadas sozinhas pelo vínculo com Contas a Receber ou pelo que você já ensinou. O resto fica em branco.

Ao terminar, aparece um resumo do que foi feito e por qual motivo, por exemplo: "8 pelo que você já ensinou, 2 por títulos de Contas a Pagar e Receber".

Conciliar com títulos

O botão Conciliar com títulos liga cada lançamento ao título em Contas a Pagar ou a Receber que tenha valor parecido (diferença de até 2%) e vencimento próximo (até 7 dias). Títulos em aberto recebem baixa automática.

Lançar em Contas a Pagar e Receber

Depois de classificar, clique em Lançar em Contas a Pagar e Receber. É o passo que separa o que já foi pago do que ainda vai cair. Se um cliente pagou várias notas num depósito só, a conciliação reconhece a soma e dá baixa em todas.

A faixa Consultar e Apagar

Logo abaixo dos botões fica uma faixa sempre visível:

Para limpar ou excluir, escolha antes um mês no filtro.

Dividir um lançamento

Às vezes um pagamento junta coisas diferentes: R$ 5.000 que são R$ 3.000 de aluguel e R$ 2.000 de condomínio. O botão Dividir separa em várias linhas, cada uma com sua conta, e confere se a soma bate com o total.

Na mesma janela há a opção Repetir esta divisão nos próximos meses: mesmas contas, mesma proporção.

Selecionar vários

O botão Selecionar lançamentos permite marcar vários e agir em lote: reclassificar para outra conta, limpar a classificação, agrupar para conciliar com vendas ou mover de conta bancária.

Contas a pagar

Tudo que você deve: aluguel, fornecedores, parcelamentos, impostos, salários.

Lançar uma conta

Os campos principais são descrição, valor, vencimento, fornecedor e a conta do plano, a categoria daquele gasto. Com a conta preenchida, quando o pagamento aparecer no extrato ele já entra classificado.

Parcelas e recorrência

• Nº de Parcelas: para uma compra dividida. O valor é repartido e os títulos aparecem como 1/12, 2/12.
• OU repetir todo mês: para o que se repete com o mesmo valor (aluguel, contador, software). Cada mês recebe o valor cheio.
• Dividir: Amortização + Juros/Taxas: para parcela de empréstimo. Separa o que abate a dívida do que é custo financeiro, e cada parte vai para a linha certa da DRE.

Cliente / projeto

No título há o campo Cliente / projeto (opcional). Informe para quem é aquele custo (terceiro, material, deslocamento). Com isso, o Painel mostra a rentabilidade de cada cliente: receita menos os custos atribuídos a ele.

Anexos

Cada título aceita até 5 anexos: nota fiscal, boleto ou comprovante, em PDF ou imagem, de até 1 MB cada. Eles ficam na ferramenta até o fechamento do mês. Ao fechar, você baixa todos num arquivo .zip e eles saem da ferramenta.

Marcar como pago, um ou vários

• Um título: clique no botão ✓ da linha.
• Vários: marque as caixas à esquerda. Aparece uma barra com Marcar como pago, Mudar vencimento, Mudar conta do plano e Excluir.
• Sem marcar nada: classifique o pagamento no extrato e use Lançar em Contas a Pagar e Receber. A baixa é automática.

Editar, duplicar ou apagar

No menu de ações da linha há Editar, Duplicar para o mês seguinte e Excluir. Contas que vieram da folha ou dos impostos também podem ser editadas, mas se você gerar de novo, elas voltam.

De onde as contas vêm

Nem toda conta é digitada. A ferramenta cria automaticamente a partir de:

• Folha de pagamento, pelo botão "Gerar contas do mês"
• Impostos, pelo botão "Gerar conta" em cada linha da apuração
• Fatura do cartão, para pagamentos e parcelas futuras
• Extrato classificado, quando você lança em Contas a Pagar e Receber

Cada conta guarda de onde veio, o que evita lançamento em duplicidade.

As três situações

Contas a receber

Tudo que vão te pagar. Funciona como Contas a Pagar, do lado do dinheiro que entra: mesmos campos, mesma recorrência, mesmas ações em lote (com Marcar como recebido).

Inadimplência

O indicador no topo mostra o percentual do que está vencido sobre o total. É o número que diz se sua cobrança está funcionando.

Régua de cobrança

Separa os títulos em quatro etapas, com a mensagem já pronta para cada uma:

Um clique abre a mensagem no WhatsApp ou no e-mail, com nome do cliente, valor e vencimento preenchidos. Em Editar mensagens você ajusta os textos ao seu jeito, e Voltar ao padrão desfaz.

Um depósito, várias notas

Se um cliente paga três notas numa transferência só, a conciliação reconhece que a soma bate e dá baixa nas três.

Painel

A primeira tela do menu. Reúne tudo num olhar só: caixa, receita, resultado, o que vai entrar e sair, e os alertas do mês. Você não preenche nada aqui.

As seis abas

Cada bloco tem um atalho no canto (DRE, Fluxo, A receber) que leva ao detalhe na tela de origem.

Configurar alertas

O botão Configurar alertas define quando o Painel deve avisar você. Os valores já vêm sugeridos a partir dos seus números.

Cenários: e se...?

Na aba Caixa, o bloco de cenários refaz a projeção de 90 dias com as suas premissas. Escolha Pessimista, Base ou Otimista, ou ajuste à mão:

• Recebimentos: de 50% a menos até 30% a mais
• Pagamentos: de 30% a menos até 50% a mais
• Atraso dos clientes: de 0 a 90 dias

A ferramenta mostra o menor saldo e o saldo em 90 dias no cenário escolhido. É a pergunta "se os clientes atrasarem um mês, eu aguento?" respondida em segundos.

Fluxo de caixa

Mostra o dinheiro entrando e saindo ao longo do tempo. Já funciona logo depois da importação, mesmo antes de classificar. Tem três abas.

Mensal (DFC)

Parte do saldo inicial, soma tudo que entrou, subtrai tudo que saiu e chega ao saldo final. Separado pelos três grupos: FCO operacional, FCF financiamento e FCI investimento.

Cada linha aparece em duas versões:

• Realizado: o que já aconteceu, vindo do extrato
• Projetado: o que ainda deve acontecer, vindo das contas em aberto

Diário (acumulado)

Dia a dia do mês, com o saldo carregando de um para o outro. Mostra em que dia do mês o caixa aperta.

Necessidade Diária

Responde: em quais dias vai faltar dinheiro, e quanto? A aba ganha um selo vermelho com o número de dias em falta.

Ela carrega o saldo positivo de um dia para o outro. Quando um dia fecha negativo, aquele valor vira a "necessidade do dia" e o seguinte começa do zero. Assim você vê o buraco isolado, sem ser mascarado por sobra de outro dia.

DRE gerencial

DRE quer dizer Demonstração do Resultado do Exercício. Em português: o relatório que mostra se você teve lucro ou prejuízo, e por quê.

A diferença para o fluxo de caixa

A cascata

A estrutura muda conforme o modelo de plano de contas: Serviços usa o bloco CSP, Comércio usa o bloco CMV. A troca é automática.

Ler mais rápido

• Setinha ao lado de cada grupo: abre e fecha o detalhe.
• Visão resumida: mostra só a estrutura, com os grupos fechados. É como a DRE abre.
• Análise vertical e horizontal: embaixo de cada valor aparece o peso sobre a receita bruta do mês (AV) e a variação sobre o mês anterior (AH).
• Ocultar linhas vazias: esconde o que está zerado no período.

De onde cada linha vem

Cada linha tem uma fonte. O padrão é automático, e na maioria dos casos você não precisa mexer.

Ajustar um número à mão

Clique em qualquer valor da DRE para ajustar aquele mês. O ícone ao lado do número mostra de onde ele veio. O ajuste manual sempre prevalece sobre a fonte.

Como a DRE encontra as contas

Contas que ficaram de fora

Se alguma conta do plano não alimenta nenhuma linha, ela aparece num grupo "Não classificado na DRE" no fim do relatório. Sem isso, o dinheiro sumiria do resultado sem ninguém perceber.

A estrutura é sua

Você adiciona linha em qualquer grupo pelo botão + linha e remove as que criou. As do modelo padrão não podem ser apagadas, para não quebrar os cálculos. Os subtotais e o lucro final se recalculam sozinhos.

Projeção

Compara o que você planejou com o que aconteceu, mês a mês.

Como ler

Cada mês tem quatro colunas: Projetado, Realizado, Δ R$ (diferença em reais) e Δ % (em percentual). A tabela é hierárquica: você vê o total por grupo e abre para ver conta por conta. O filtro de período começa no ano inteiro.

O que entra sozinho

• Folha: o líquido dos salários e as guias de encargos de cada mês, nas datas em que saem do banco, incluindo décimo terceiro e férias
• Impostos: a apuração de cada mês
• Contas em aberto: o que já está lançado para vencer

Ajustar à mão

Assim como na DRE, clique em qualquer número para ajustar aquele mês. O ícone ao lado mostra de onde ele veio.

Exportar com fórmulas

Em Baixar arquivo → Excel, a projeção sai com fórmulas vivas, não valores fixos. Você mexe num número e os totais recalculam.

Orçamento

A meta de cada conta, mês a mês, comparada com o que o extrato mostra. Para receita, bom é bater a meta. Para despesa, bom é ficar abaixo dela.

A opção Só contas com orçamento ou movimento esconde as linhas vazias.

Vendas

Mostra de onde vem sua receita, com indicadores que mudam conforme o tipo de negócio. As vendas entram por planilha.

Guia de fechamento

No fim de cada mês, abra o Guia de fechamento. É um roteiro do que já está pronto e do que ainda vale fazer para o mês ficar completo. É um lembrete, no seu ritmo: cada passo tem um botão que leva direto ao lugar.

Os passos

O roteiro se adapta: só aparecem os passos que fazem sentido para a sua empresa.

No fim, a tela mostra o que ainda vai cair de clientes no mês, para você acompanhar.

Fechar o mês

Com tudo pronto, clique em Fechar o mês. Os números daquele mês ficam protegidos contra alteração por engano: ninguém consegue mudar um lançamento, título ou valor de um mês fechado sem reabrir.

Reabrir

Precisa corrigir algo? Clique em Reabrir o mês. A ferramenta pergunta o motivo, e ele fica registrado no Histórico.

O pacote do contador

No Guia de fechamento, o botão Pacote do contador baixa de uma vez os dois arquivos que ele precisa: a planilha de lançamentos classificados do mês e o relatório gerencial. A planilha também sai sozinha em Classificar → Baixar arquivo → Fechamento do mês.

Relatório do mês

O documento para enviar ao cliente, ao sócio ou ao investidor. A ferramenta monta sozinha com os números, gráficos e destaques do mês. Você escreve o seu comentário e baixa em PDF.

Histórico

Tudo o que muda nos lançamentos, nas contas, na DRE e nos fechamentos fica registrado: o que mudou, quando e por quem. É registrado sozinho, você não faz nada.

Use a busca no alto para filtrar por lançamento, conta ou pessoa. É aqui que você descobre quem reclassificou um pagamento, ou por que um mês foi reaberto.

Folha de pagamento

Onde ficam as pessoas que trabalham com você. Botão + Colaborador.

Os três regimes

Pró-labore e distribuição de lucros

• Pró-labore: remuneração pelo trabalho. A ferramenta desconta do sócio 11% de INSS (até o teto de R$ 8.475,55) e o IRRF pela tabela do mês. A empresa paga mais 20% de INSS sobre ele no Presumido, no Real e no Anexo IV do Simples; nos outros anexos isso já está no DAS. Conta para o Fator R.
• Distribuição de lucros: remuneração vinculada ao resultado. Sem INSS e sem a tabela do IRRF, e não conta para o Fator R. Não é despesa: não entra na DRE como custo.

Um cadastro, três relatórios

Você cadastra o colaborador uma vez e a ferramenta leva cada valor para o lugar certo, do jeito certo:

Quando a empresa paga

Cada empresa tem a sua data de pagamento. A CLT só fixa o limite: até o 5º dia útil do mês seguinte (art. 459). No quadro Pagamento da folha você escolhe:

• 5º dia útil do mês seguinte (padrão), um dia fixo do mês seguinte ou o último dia útil do próprio mês. Se a regra passar do 5º dia útil, a tela avisa.
• Adiantamento (vale): um percentual do salário num dia do próprio mês; o resto sai na data de pagamento.
• No cadastro de cada pessoa, um dia de pagamento próprio (útil para PJ) e o início das férias, que vale todo ano no mesmo dia.

O que tem data fixa continua fixo: guias de INSS, FGTS e IRRF no dia 20, 13º até 30/11 e 20/12, férias pagas 2 dias antes do início.

Gerar as contas do mês

O botão Gerar contas do mês lança em Contas a Pagar tudo o que a folha do mês vai tirar do caixa:

• Salários líquidos somados numa linha só por conta do plano de contas (por exemplo, uma linha para salários administrativos e outra para a operação), na data de pagamento da empresa
• Guias compiladas: uma de INSS (empresa e desconto dos funcionários), uma de FGTS e uma de IRRF, todas no dia 20, antecipadas se cair em fim de semana ou feriado
• Décimo terceiro e férias nas datas deles, com os encargos de cada um
• PJ e sócios em uma conta por pessoa

Se rodar duas vezes no mesmo mês, não duplica. E o que já virou conta a pagar não é contado de novo na Projeção.

Desligamento

Ao desmarcar Ativo de um colaborador CLT, abre o cálculo da rescisão: tipo de demissão, datas de admissão e de demissão. Férias e 13º proporcionais contam os meses com 15 dias ou mais, incluindo a projeção do aviso indenizado. Confirmando, vão para Contas a Pagar o líquido do colaborador e o FGTS com a multa (10 dias após a demissão) e a guia de INSS (dia 20 do mês seguinte); o custo total entra na DRE do mês do desligamento. O IRRF entra como estimativa (saldo de salário e 13º; aviso prévio indenizado, férias indenizadas e multa do FGTS são isentos): o valor oficial é o do termo de rescisão do contador.

Configurações

Cinco abas. Minha conta é a sua conta e Acessos é a equipe. As três do meio são opcionais, com um selo que diz para quem servem: a ferramenta funciona sem elas, com valores padrão.

Minha conta

Ajuda

Abre este manual. É onde você volta quando esquecer como algo funciona.

Seus dados

Dois botões, que existem por causa da LGPD:

• Baixar meus dados: gera um arquivo com tudo o que é seu, num formato que outro sistema consegue ler.
• Solicitar exclusão: registra o pedido de apagar sua conta. O prazo é de 30 dias, e você pode cancelar nesse período.

Backup dos seus dados

Baixar backup gera um arquivo com tudo que está na ferramenta, para você guardar por fora. Os dados já ficam salvos na nuvem: isto é uma cópia extra.

Zona de risco

O botão Limpar todos os dados apaga tudo desta conta: cliente, extrato, contas, folha, impostos e DRE.

Acessos

Explicado em Equipe e contador. Só o responsável pela empresa vê esta aba.

Conciliação de vendas se recebe por cartão

O problema que ela resolve

Cartão não cai no dia da venda. Cada adquirente tem seu prazo:

E tem outra coisa: o dinheiro cai líquido, já com a taxa descontada. Você vende R$ 5.000 e recebe R$ 4.850: os R$ 150 são a taxa do adquirente.

Como configurar

Para cada dia da semana, você define de quantos dias para trás a ferramenta deve somar as vendas.

Na segunda o número é maior porque o fim de semana acumula. Confira o prazo do seu adquirente: cada um opera diferente.

O que acontece ao conciliar

Em Classificar, ao conciliar um recebimento de cartão com as vendas, a ferramenta:

Sem configurar

A busca é do mesmo dia em que o dinheiro caiu. Funciona bem para quem recebe à vista, por Pix ou transferência.

Onde a taxa é lançada

Existe um campo para você escolher a conta do plano onde a taxa entra. Se deixar em branco, a ferramenta procura sozinha uma conta com "taxa", "tarifa" ou "cobrança" no nome.

Tipos e contas se lança vendas

Liga cada tipo de venda a uma conta do plano. Se você vende coisas diferentes, aponte cada tipo para uma conta: a DRE mostra quanto cada linha gerou, em vez de um total único.

Sem configurar, a ferramenta tenta ligar pelo nome. Configure se estiver errando.

Partilha do DAS simples nacional

Esta aba só serve para quem está no Simples Nacional.

O que é a partilha

O DAS é uma guia única, mas ela contém vários tributos: IRPJ, CSLL, COFINS, PIS, CPP e ISS. A lei define quanto de cada um está naquele valor. Um DAS de R$ 6.000 no Anexo III, primeira faixa, se divide assim:

É essa divisão que permite a DRE mostrar cada tributo numa linha separada. Os percentuais vêm da tabela oficial, por anexo e por faixa: você não precisa fazer nada.

Lucro Presumido e Lucro Real não têm partilha: cada tributo já é apurado separadamente e vai direto para sua linha na DRE.

A rotina do mês

Depois da configuração inicial, o uso vira curto e repetitivo. Mas não é só no fechamento: a ferramenta serve principalmente para você enxergar o caixa antes dos problemas acontecerem.

Durante o mês, conforme acontece

• Contas a pagar: assim que receber o boleto ou fechar o contrato. Anexe o boleto no título.
• Contas a receber: assim que emitir a nota ou combinar o prazo.
• Olhe o Painel: os alertas dizem se algo saiu do padrão.

Toda semana: 10 minutos

No fechamento do mês: 30 a 40 minutos

Todo trimestre: 15 minutos

• Compare Orçamento e realizado: o que você planejou está batendo?
• Rode os cenários do Painel na aba Caixa.
• Confira o Fator R, se sua atividade é sujeita a ele.
• Veja a rentabilidade por cliente e os maiores fornecedores no Painel.

Importar e baixar arquivos

Você não precisa digitar nada que já tem em outro lugar. Plano de contas, contas a pagar e receber e vendas aceitam planilha.

Baixar

Toda tela principal tem o botão Baixar arquivo, com Excel formatado (cabeçalhos, cores, totais e filtros ligados), página HTML e PDF. Projeção e DRE saem com fórmulas vivas. A planilha mais importante é a do fechamento: veja O pacote do contador.

Errou? Tem conserto

Nada aqui é irreversível, exceto "Limpar todos os dados".

Importou o extrato na conta bancária errada

Classificou vários lançamentos na conta errada

Se a ferramenta aprendeu a associação errada, corrija também no Aprendizado, para ela não repetir no mês seguinte.

Quer limpar e classificar de novo

• A conta inteira: em Importar Extrato, botão ↺ Limpar classificação.
• O mês: em Classificar, escolha o mês no filtro e use Limpar classificação do mês.
• Só alguns: em Classificar, selecione e limpe.

Em todos os casos os lançamentos continuam lá, só voltam a ficar sem categoria.

O mês está fechado e preciso corrigir

No Guia de fechamento, clique em Reabrir o mês e informe o motivo. Corrija e feche de novo.

Segurança e seus dados

Você está colocando aqui a informação financeira do seu negócio. É justo saber como ela é protegida.

Só quem você autoriza vê seus dados

A separação entre clientes está no próprio banco de dados, não apenas na tela. Mesmo que alguém tentasse acessar por fora do sistema, o banco não devolveria dados de outra empresa. Todas as tabelas têm essa proteção, e as permissões da sua equipe valem do mesmo jeito.

Criptografia

• Sua senha é guardada de forma irreversível. Nem nós conseguimos ver: por isso a única saída para senha esquecida é definir outra.
• Seus dados são criptografados no armazenamento (AES-256) e no tráfego (TLS).

Acesso

• Login individual, com e-mail e senha próprios, para você e para cada pessoa convidada
• Mínimo de 10 caracteres, com letras e números
• Não existe cadastro aberto: o acesso é liberado após a contratação ou por convite seu

Registro de tudo

Cada inclusão, alteração e exclusão fica no Histórico, com autor e horário. Meses fechados ficam protegidos, e cada reabertura guarda o motivo.

Backup

Os dados ficam em servidores com backup automático. Se quiser sua própria cópia, use Configurações → Minha conta → Baixar backup.

Dados de terceiros

Erros a evitar

Se acontecer X, faça Y

Meu saldo não bate com o banco

A DRE está zerada

Ela se monta a partir da classificação. Se você importou o extrato mas ainda não classificou, ela fica vazia. Vá em Classificar e complete.

O Auto-classificar não classificou quase nada

No primeiro mês é esperado: ele só classifica o que reconhece com segurança. Use Por fornecedor e as sugestões em cinza, classifique à mão o resto, e no mês seguinte ele já faz a maior parte.

Os impostos aparecem zerados

Você ainda não escolheu o regime tributário. Vá em Impostos: há um aviso na tela explicando.

Uma conta não aparece na DRE

Ela está no grupo "Não classificado na DRE", no fim do relatório. Clique na linha e escolha para qual linha da DRE ela deve apontar.

Não consigo alterar um lançamento

O mês provavelmente está fechado. A ferramenta avisa com um cadeado. Reabra no Guia de fechamento.

Não consigo entrar

Uma pessoa da equipe não vê uma tela

Em Configurações → Acessos, ajuste a permissão daquela tela para "Só ver" ou "Editar". Vale na próxima vez que ela entrar.

O consolidado mostra números estranhos

Confira se cada empresa tem o regime tributário configurado. Uma empresa sem regime entra com imposto zerado, e o total do grupo fica menor do que deveria.

Glossário